Informativa sulla privacy

Questa informativa riguarda il gestionale amministrativo della società: chi può usarlo, quali dati raccoglie quando si entra con una passkey (impronta o Face ID), con Google o con Facebook e come vengono trattati.

Titolare del trattamento

• Polis Rocca Imperiale, ASD
• Sede: Via Trevie 2, 87074 Rocca Imperiale (CS)
• Codice fiscale: 94041360788
• Partita IVA: 04021370780
• Per i recapiti rivolgiti alla segreteria della società.

Quali dati trattiamo

• Dati dell’account ricevuti da Google o Facebook quando entri: nome, indirizzo email e l’identificativo del tuo account presso il fornitore. Il gestionale non riceve mai la tua password, non legge i tuoi contatti né i tuoi contenuti e non pubblica nulla a tuo nome.
• Passkey (impronta o Face ID): se ti registri o entri con una passkey, il gestionale conserva solo la sua chiave pubblica con il suo identificativo, il nome del dispositivo (per esempio «Safari su iPhone», che puoi cambiare), le date di creazione e di ultimo utilizzo e due dati tecnici: come il dispositivo comunica con il browser e un contatore che aiuta a riconoscere le copie. L’impronta, il volto e il PIN non lasciano mai il telefono, che li usa solo per sbloccare la passkey: il gestionale non li riceve mai, e non riceve nemmeno la chiave privata della passkey.
• Dati della richiesta di accesso: nome e cognome e il ruolo che indichi, l’email dell’account (o, se ti registri con la passkey, l’email che scrivi tu, che non viene verificata), la data e l’indirizzo IP da cui la invii. Li vede, anche in una notifica, chi gestisce gli utenti.
• Dati dell’utente nel gestionale: nome, email, ruolo e, se indicato dalla società, il numero di telefono.
• Dati di utilizzo: il dispositivo da cui sei collegato (per esempio «Chrome su Android»), le date di accesso e dell’ultimo utilizzo.
• Registro delle operazioni: chi ha fatto cosa e quando nel gestionale (con l’indirizzo IP), per la sicurezza e la tracciabilità dell’amministrazione.
• Link di recupero: quando un amministratore genera un link per creare una nuova passkey (per esempio dopo un cambio di telefono), il gestionale conserva solo un’impronta (hash) del link, chi lo ha generato, la scadenza e quando è stato usato. Il link vale 30 minuti; questi dati si cancellano automaticamente 30 giorni dopo la generazione (resta la traccia nel registro delle operazioni).
• Sicurezza dell’accesso con la passkey: per limitare i tentativi ripetuti, ogni operazione con la passkey conserva, insieme a un codice temporaneo valido 5 minuti, un dato pseudonimizzato ricavato dal tuo indirizzo IP (un’impronta, o hash, dell’indirizzo e della sua rete, non l’indirizzo in chiaro). Si cancellano quando l’operazione si conclude; se resta a metà, dopo la scadenza: al più tardi con la successiva pulizia automatica giornaliera.

Perché li trattiamo

Per permettere l’accesso ai soli dirigenti e collaboratori autorizzati dalla società, per la gestione amministrativa della società e per la sicurezza del gestionale. I dati non sono usati per pubblicità né ceduti a terzi.

Dove sono e per quanto tempo

• I dati sono conservati sull’infrastruttura di Cloudflare, che ospita il gestionale per conto della società.
• I caratteri del testo vengono da Google Fonts: aprendo le pagine il tuo browser li scarica dai server di Google, che ricevono il tuo indirizzo IP.
• Una sessione di accesso dura 30 giorni dall’ultimo utilizzo e al massimo 90 giorni dall’ingresso, poi si entra di nuovo. Finché la richiesta di accesso non è approvata, la sessione dura un giorno. Le sessioni scadute vengono cancellate automaticamente.
• L’account resta attivo finché collabori con la società. Quando non serve più viene disattivato: tutte le sessioni aperte vengono chiuse, gli account Google o Facebook vengono scollegati e le passkey vengono cancellate. Nome ed email restano sull’utente disattivato, e restano nel registro delle operazioni, che il gestionale non permette di modificare né di cancellare.
• Una passkey resta finché non la elimini dal tuo profilo (oppure finché l’account non viene disattivato o, se ti eri registrato con la passkey, finché la richiesta di accesso non viene respinta): in tutti questi casi il gestionale cancella la chiave pubblica e la passkey non permette più di entrare. Sul telefono la passkey resta finché non la elimini dalle sue impostazioni.
• Le richieste di accesso, comprese quelle respinte e con l’indirizzo IP da cui sono state inviate, si conservano per la sicurezza e la tracciabilità: servono anche a impedire che una richiesta respinta venga ripresentata con lo stesso account.
• Oggi il gestionale non cancella automaticamente l’utente disattivato, le richieste di accesso e il registro delle operazioni, e non ha una funzione per cancellarli: restano conservati dalla società. I documenti amministrativi si conservano per il tempo previsto dagli obblighi di legge della società.

Cookie

Il gestionale usa solo cookie tecnici, necessari per entrare e restare collegati. Nessun cookie di profilazione o di terze parti.

I tuoi diritti

Puoi chiedere alla società di vedere, correggere o cancellare i tuoi dati, di limitarne il trattamento o di opporti, usando i recapiti qui sopra. Che cosa succede quando chiedi la cancellazione, e quali dati restano, è spiegato in Eliminazione dei dati. Puoi anche presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Le regole d’uso del gestionale sono nelle condizioni d’uso.